Làm việc trong một văn phòng công ty bừa bộn giấy tờ, bàn ghế chật kín lối đi, không có khu vực không gian chức năng lưu trữ hồ sơ… chắc chắn sẽ làm giảm hiệu suất công việc và dễ dàng có cảm giác khó chịu cực kỳ. Lỗi có phải nằm ở người quản lý hay nhân viên? Theo tôi thì trách nhiệm này nằm ở cả hai người. Bởi một quản lý giỏi, có tầm nhìn sẽ có cách bố trí văn phòng làm việc khoa học, còn có nhân viên ý thức, thì mọi việc ban đầu dự tính sẽ đi theo đúng quy trình mà nó phải đi. Theo chân bài viết dưới đây để cùng khám phá những bí quyết sắp xếp bố cục văn phòng công ty hiệu quả hơn.
Xem nhanh:
Văn phòng làm việc trong công ty
Khái niệm văn phòng
Văn phòng làm việc hay công sở, cơ quan doanh nghiệp… được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của nhân viên, quản lý, giám đốc… của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức.
Các văn phòng thường được đặt tại tòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lơi nhất cho các doanh nghiệp. Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính để nhân viên có thể làm việc.
Văn phòng cũng có thể được hiểu là một vị trí công việc trong doanh nghiệp, công ty, tổ chức thường gắn với những nhiệm vụ riêng cụ thể, gắn liền với những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó như Chánh văn phòng, phó văn phòng,…
Bố trí văn phòng là làm những công việc gì?
Công việc bố trí văn phòng công ty là cách tổ chức, sắp xếp không gian và các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ nội thất văn phòng… một các khoa học và phù hợp nhằm đem đến sự thuận tiện khi làm việc, trao đổi, hội họp với nhân viên, khách hàng, đối tác…
Việc làm này còn nâng cao tinh thần làm việc và mang đến năng suất làm việc hiệu quả nhất, đem lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
- Xem thêm: Bí quyết trang trí văn phòng ngày Tết
Nắm vững 5 yếu tố, nguyên tắc khi bố trí văn phòng làm việc công ty
Hướng đến một văn phòng làm việc khoa học và đạt hiệu quả công việc tốt nhất, bạn nên tham khảo những nguyên tắc cần biết khi bố trí văn phòng dưới đây:
- Tối đa diện tích
- Tư duy bố cục
- Kết hợp phong thủy
- Lựa chọn danh mục đồ nội thất, thiết bị và văn phòng phẩm
- Ánh sáng và đồ trang trí
1. Nguyên tắc tối đa diện tích sử dụng
Văn phòng là nơi làm việc với máy móc, trang thiết bị, công cụ làm việc, các phòng ban khác nhau với số lượng nhân viên khác nhau. Không gian diện tích cần được tối ưu để khoa học và thuận tiện trong quá trình làm việc.
Trong xu hướng số lượng văn phòng ngày càng tăng mà nguồn cung văn phòng hạn chế, việc tối ưu về diện tích và công năng cho từng người sử dụng được đặt lên hàng đầu. Tùy thuộc vào mục đích, cách bố trí, chức năng không gian văn phòng và tính chất của công việc, văn hóa mà mỗi công ty có số diện tích văn phòng khác nhau.
2. Tư duy bố cục theo lối đơn giản, hài hòa
Bố cục văn phòng theo chủ nghĩa tối giản (minimalist) được xem trọng trong những thập niên gần đây. Theo các kết quả ghi nhận được từ các quốc gia Phương Tây, bố trí văn phòng theo hướng tối giản mang lại hiệu quả làm việc cao nhất, tiết kiệm chi phí nhiều nhất và giúp quản lý kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp đảm bảo nhất.
3. Kết hợp yếu tố phong thủy
Phong thủy luôn là yếu tố quan trọng và được các chủ doanh nghiệp chú trọng khi lựa chọn
thuê và bố trí set up văn phòng. Một trong những nguyên tắc cơ bản đầu tiên trong việc tạo ra một không gian làm việc đẹp và chuẩn phong thủy là sắp xếp những đồ dùng trong văn phòng, trang thiết bị thật khoa học và hữu ích nhất. Khi văn phòng được sắp xếp trật tự và ngăn nắp thì sẽ thu hút được nhiều năng lượng, nâng cao tinh thần làm việc, giúp nhân viên tập trung cao và nhiều cảm hứng làm việc hơn.
Với việc sử dụng những vật phẩm phong thủy để hút khí tài lộc thì nên chọn những đồ dùng trang trí hợp mệnh và mang lại may mắn cho công việc. Hơn thế việc bố trí những vật trang trí phong thủy này cũng cần phải đảm bảo đúng vị trí để chiêu tài hút lộc, mang lại phúc khí cho người làm trong văn phòng.
4. Sử dụng danh mục nội thất, thiết bị văn phòng hợp lý
Liệt kê những danh mục đồ nội thất văn phòng, những loại thiết bị máy móc văn phòng và các vật dụng văn phòng phẩm hợp lý, đáp ứng đủ nhu cầu của công ty. Bởi ngân sách cũng như diện tích văn phòng rất hạn chế, đòi hỏi các bạn làm admin hay người chủ công ty phải giới hạn và kiểm soát tốt.
5. Cung cấp đủ ánh sáng và đồ trang trí cần thiết
Ánh sáng được xem là một trong những yêu cầu tối thiểu để người lao động làm việc hiệu quả. Vì vậy hãy cung cấp đủ ánh sáng cần thiết trong văn phòng cơ quan làm việc. Một số vật dụng trang trí nội thất văn phòng cũng được xem là một yếu tố quyết định. Bạn không thể không có một chiếc bàn làm việc, một chỗ ngồi hay nơi để lưu trữ hồ sơ, tài liệu…
NHỮNG CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC PHỔ BIẾN NHẤT
Với sắp xếp, bố cục văn phòng làm việc khoa học và hợp lý, sẽ biến không gian trở nên đẹp, chuyên nghiệp và sáng tạo hơn. Đồng thời, mở ra cơ hội phát triển bền vững và thịnh vượng cho chính doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là 4 cách bố trí văn phòng làm việc phổ biến:
- Bố trí theo không gian bộ phận
- Bố trí theo diện tích sử dụng
- Bố trí theo ngành nghề công ty
- Bố trí theo phong cách & xu hướng nghệ thuật
1. Hình thức bố trí văn phòng doanh nghiệp theo không gian bộ phận
1.1 Bố trí văn phòng mở
Ở Việt Nam và phần lớn các quốc gia trên thế giới, cách bố trí văn phòng mở luôn nhận được những phản hồi vô cùng tích cực, đem đến không gian làm việc cực kỳ thu hút, phóng khoáng và linh hoạt. Đây còn là cách ăn gian diện tích một cách hiệu quả đối với những văn phòng có diện tích nhỏ, khiêm tốn. Bởi không gian mở giúp loại bỏ đi các vách ngăn kín giữa các phòng ban, bộ phận, mang đến không gian làm việc chung rộng lớn. Qua đó, tạo sự gắn kết giữa các nhân viên, giúp trao đổi, xử lý công việc thuận tiện và nhanh chóng hơn.
1.2 Bố trí văn phòng dạng đóng
Cách bố trí văn phòng truyền thống với các khu vực làm việc được tách riêng bằng tường, vách ngăn kín và luôn có cửa khóa khi cần thiết. Điều này giúp văn phòng đóng xây dựng dựng một không gian làm việc yên tĩnh, bảo mật và tăng tính tập trung cho công việc.
Văn phòng mô hình đóng nên xây dựng trên một diện tích rộng lớn để đảm bảo không gian được phân chia khoa học. Tuy nhiên, bởi mô hình đóng kín nên văn phòng thường không thông thoáng, dễ tạo cảm giác ngột ngạt, bí bách.
2. Bố cục văn phòng làm việc dựa theo diện tích
Diện tích sử dụng thực tế của văn phòng được xem là yếu tố quyết định đến bố cục, bố trí của văn phòng đó, có thể chia thành hai dạng là văn phòng nhỏ và văn phòng có diện tích lớn.
2.1 Bố trí văn phòng nhỏ
Trong cách bố trí văn phòng nhỏ thường được ưu tiên các vật dụng đơn giản với ít đồ nội thất và trang thiết bị. Hầu hết trong văn phòng chỉ cần đặt những đồ dùng cần thiết như máy tính, máy photo, máy in…
Các dãy bàn dài hoặc bàn làm việc riêng ghép lại với nhau luôn là sự lựa chọn tối ưu cho không gian văn phòng nhỏ. Nếu văn phòng quá nhỏ, bạn không nên tách riêng các phòng ban, bộ phận mà nên gộp chung trong cùng không gian nhưng có biện pháp tạo vách ngăn.
2.2 Bố trí văn phòng diện tích lớn
Văn phòng có diện tích sử dụng lớn thường có thừa nhiều không gian. Khi bố trí văn phòng có diện tích lớn cần phải có kế hoạch thật khoa học để không lãng phí diện tích sử dụng cũng như tạo ra không gian làm việc ngăn nắp và khoa học.
Các không gian trong văn phòng nên được thống nhất phong cách thiết kế nhằm đảm bảo tính nhất quán và thẩm mỹ cho không gian.
Một số cách bố trí văn phòng công ty theo ngành nghề
Mỗi lĩnh vực ngành nghề khác nhau sẽ mang đến những mô hình, tính chất, công việc cũng như mô hình bố trí văn phòng làm việc cũng khác nhau. Dưới đây là 4 ngành nghề phổ thông với những cách bố trí hợp lý nhất
3.1 Văn phòng các công ty truyền thông, giải trí, marketing
Văn phòng công ty truyền thông bố trí linh động và chỗ ngồi làm việc đa dạng lựa chọn, nâng cao tinh thần làm việc và khả năng sáng tạo của nhân viên. Ngoài ra, trang trí văn phòng thường sử dụng các vật dụng mang đậm dấu ấn lĩnh vực và thể hiện văn hóa làm việc của doanh nghiệp.
3.2 Bố trí văn phòng các công ty tài chính ngân hàng
Lĩnh vực tài chính ngân hàng thường đề cao tác phong chuyên nghiệp khi làm việc và môi trường làm việc hiện đại, năng động. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hệ thống nội thất đồng bộ.
Việc bố trí văn phòng công ty tài chính thường chú ý đến yếu tố bảo mật khi làm việc vì vậy có thể bố trí văn phòng theo mô hình văn phòng đóng, phân chia phòng ban và bộ phận với các khu vực làm việc riêng biệt. Những phòng ban làm việc với các con số, có liên quan đến thu chi có thể tách riêng để đảm bảo tính riêng tư.
3.3 Bố trí văn phòng của công ty nghiên cứu R&D
Các văn phòng làm việc của công ty nghiên cứu phát triển R&D đòi hỏi những cách bố cục rất chi tiết, thuận tiện cho việc thao tác, hoạt động một cách chính xác nhất và nhanh chóng nhất.
Việc này đòi hỏi người chủ trì thiết kế văn phòng ban đầu phải nắm rõ những yêu cầu của công ty R&D thì mới có thể triển khai chi tiết được
3.4 Bố trí văn phòng công ty Startup
Đa phần các công ty Start-up thường không có nguồn ngân sách lớn nên yêu cầu về bố cục của các công ty Start-up không đòi hỏi cao về đồ nội thất cao cấp, chất lượng cao. Các bố cục có phần giống với việc bố trí văn phòng diện tích nhỏ.
Công việc bố trí văn phòng công ty Start-up có cũng có thể giao cho nhiều thành viên trong công ty cùng lên kế hoạch và thực hiện để tạo ra môi trường liên kết chặt chẽ hơn.
4. Bố trí văn phòng đẹp theo phong cách & xu hướng nghệ thuật
4.1 Trang trí cây xanh cho văn phòng
Cây xanh được đưa vào đa dạng nên hình thức bố trí cũng đa dạng tùy theo từng loại cây. Những cây thân leo thích hợp sử dụng làm vách ngăn hoặc có thể bố trí giàn treo trên ghế ngồi làm việc. Bố trí giàn cây treo ở vách kính phòng họp giúp nhân viên giải tỏa căng thẳng, áp lực.
Cây xanh nên được đưa vào theo số lượng hợp lý, tránh tình trạng quá nhiều hoặc quá ít. Bạn nên nhờ kiến trúc sư tư vấn để có cách đặt cây xanh tại các vị trí phù hợp trong văn phòng. Bồn cây xanh ngay tại bàn làm việc kết hợp cùng thảm cỏ xanh bên dưới tạo nên 1 công viên thu nhỏ ngay trong văn phòng.
4.2 Phong cách bố trí theo tư duy tối giản
Đối với hình thức bố trí văn phòng theo phong cách tối giản, các vật dụng thiết bị văn phòng và kể cảkhông gian được sắp xếp một cách ngăn nắp và khoa học nhưng vẫn đảm bảo sự tinh tế và thẩm mỹ cho không gian. Mặc dù đồ nội thất giống nhau nhưng cách sắp xếp tạo ra sự khác biệt, đồng thời tiết kiệm diện tích trong văn phòng.
Phong cách tối giản đơn giản hóa đồ nội thất và trang trí trong văn phòng, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ công năng và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Bố trí văn phòng theo phong cách tối giản phù hợp với những văn phòng có diện tích nhỏ, cần tối ưu không gian sử dụng. Đồng thời, các văn phòng bố trí theo phong cách tối giản giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí xây dựng và chi phí vận hành
4.3 Bố trí văn phòng làm việc hiện đại
Văn phòng theo phong cách hiện đại thường bố trí các máy móc công nghệ khoa học ứng dụng trong công việc nhằm nâng cao môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi cho nhân viên. Văn phòng được trang bị máy tính và một số máy móc cần thiết như máy photo, máy in…
Lời kết
Không đơn giản như các trang trí văn phòng, nhưng các bạn cũng có thể tự mình xây dựng cách bố trí văn phòng làm việc khoa học và hợp lý cho công ty của mình. Hãy thử mọi hình thức bố trí để cuối cùng chọn được cái tốt nhất và phù hợp nhất
