Đồ nội thất văn phòng, trang thiết bị và vật tư thường được liệt kê dưới dạng các danh mục hàng riêng lẻ trong ngân sách dự chi cho văn phòng. Tuy nhiên, không ít bạn nhầm lẫn khi không phân biệt sự khác nhau giữa đồ nội thất và trang thiết bị văn phòng là như thế nào, dẫn đến nhiều khó khăn cho việc chi ngân sách hợp lý. Bài viết hôm nay, nhà thiết kế nội thất Nguyễn Thế Hòa Designer sẽ làm rõ vấn đề này.
1. Đồ nội thất văn phòng – Office Furniture
Đồ nội thất trong văn phòng là một thuật ngữ chỉ những vật dụng nội thất trong tổng thể văn phòng như bàn làm việc, tủ văn phòng, ghế ngồi… Đây là những món đồ có giá trị từ vài trăm nghìn đến vài chục triệu đồng, với tuổi thọ tối thiểu được dùng từ 5-10 năm.
Ngân sách cho danh mục đồ nội thất văn phòng thường không nhất quán, bởi vì hầu hết các chi phí cho nó được xem như là ngân sách để khởi động công ty làm việc.
Có một số văn phòng công ty, tùy thuộc nhu cầu thực tế mà ngân sách dành cho việc mua mới, sửa chữa có thể giảm dần theo từng năm hoạt động. Bất kể có một số loại có chất lượng rất tốt hoặc ít sử dụng thì gần như không cần thay thế.
Lý do cần mua đồ nội thất văn phòng
Những món đồ nội thất đóng vai trò quan trọng trong việc giúp không gian văn phòng trở nên độc đáo, khác biệt. Đây được coi là nguồn sống, là sự khởi đầu khi một doanh nghiệp hoạt động. Nó mang lại những lợi ích nhất định như:
- Tạo ra không gian làm việc lý tưởng cho nhân sự phát triển, nâng cao hiệu suất làm việc và không bị ngắt quãng trong quá trình làm việc.
- Tăng sự chuyên nghiệp, tính nhận diện thương hiệu. Việc lựa chọn đồ nội thất kết hợp logo nhận diện sẽ tạo ra không gian riêng, khẳng định sự chuyên nghiệp, uy tín.
- Tạo niềm tin cho khách hàng khi tới làm việc tại văn phòng.
Đồ nội thất văn phòng gồm những gì?
Như đã đề cập trong bài viết “Đồ nội thất văn phòng” trước đó, có rất nhiều những món đồ nội thất sử dụng cho văn phòng tương ứng với diện tích và nhu cầu nhất định. Để kể ra đầy đủ thì gồm có:
- Bàn làm việc văn phòng các loại cho giám đốc, nhân viên, tiếp tân, bàn họp…
- Ghế ngồi làm việc cho giám đốc, nhân viên, tiếp tân, khách hàng, ghế phòng họp…
- Tủ kệ hồ sơ lưu trữ, tủ trưng bày sản phẩm, tủ giầy dép, tủ locker…
- Tranh ảnh treo tường tạo động lực, vách ngăn phòng, ngăn bàn làm việc…
- Quầy bar nhỏ, quầy Pantry, kệ tạp chí, chậu cây cảnh….
2. Trang thiết bị văn phòng – Office Equipment
Thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hằng ngày cho các hoạt động và công việc trong lĩnh vực văn phòng như các máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic… đến những loại rẻ tiền hơn như giấy các loại, mực các loại, kim bấm, bút viết,…
Các văn phòng hiện nay, đòi hỏi lượng trang thiết bị rất phong phú. Tính đến năm 2010 trở đi, các thiết bị văn phòng cơ bản bao gồm một máy tính cho mỗi nhân viên, và một máy in và máy quét được sử dụng phổ biến trong mỗi không gian văn phòng.
Thiết bị văn phòng tiên tiến hơn có thể bao gồm máy quét dấu vân tay hoặc bằng mống mắt, máy ảnh kỹ thuật số công nghệ cao hoặc máy ghi video và thiết bị hội nghị truyền hình, bao gồm cả máy chiếu màn hình phẳng.
Thiết bị văn phòng có thể cần được thay thế thường xuyên hơn đồ nội thất văn phòng, đặc biệt là khi công nghệ mới được ra mắt và sử dụng. Chức năng của thiết bị văn phòng càng quan trọng đối với văn phòng thì càng cần được thay thế thường xuyên.
Thiết bị văn phòng phải đối mặt với sự hao mòn nhiều hơn do sử dụng hàng ngày và liên tục, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc điện thoại di động của công ty, sẽ có tuổi thọ ngắn hơn và chi phí bảo trì lớn hơn.
Chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng phải là một danh mục riêng biệt với phân bổ thiết bị văn phòng.
Dưới đây là danh sách một số loại trang thiết bị chính cho văn phòng:
- Máy vi tính
- Máy in laser, máy in màu
- Máy photocopy, máy scan
- Máy fax
- Máy đếm tiền
- Máy chấm công
- Điện thoại cố định
- Trang thiết bị mạng (modem, switch)
3. Các loại đồ văn phòng phẩm – Office Supplies
Nhân tiện đề cập đến sự khác nhau giữa đồ nội thất văn phòng và trang thiết bị văn phòng, tôi cũng muốn bổ sung thêm một loại vật tư nữa là Văn phòng phẩm.
Văn phòng phẩm trong văn phòng làm việc là tập hợp của nhiều đồ dùng, vật dụng sử dụng cho công việc hàng ngày tại văn phòng như:
3.1 Các loại giấy in, giấy viết
Vật tư giấy là văn phòng phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần sử dụng tới giấy. Giấy A5, A4, A3 luôn là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong môi trường văn phòng như:
- Khổ giấy A4 được sử dụng cho các mục đích: in, photo, nháp
- Khổ giấy A5 được dùng để in hóa đơn, biên lai tạm.
- Khổ giấy A3: thường dùng in, vẽ bản vẽ đối với các công ty nội thất, kiến trúc, mỹ thuật.
Ngoài ra, bạn có thể cần sử dụng thêm bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn. Ngoài ra giấy nhớ (note) cũng được sử dụng phổ biến.
3.2 Các loại bút viết, bút ký
Sau khi có giấy, chúng ta cần thêm bút. Bút bi, bút chì, bút phủ, bút màu,… Tùy nhu cầu của phòng ban và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn có thể chọn mua các loại bút phù hợp.
3.3 Các loại sổ sách văn phòng
Công việc và hoạt động văn phòng, công ty cũng cần đến các loại dụng cụ văn phòng như sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng. Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,… Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.
3.4 Các bìa kẹp, folder, bìa trình ký…
Các tập Folder/ Bìa kẹp tài liệu là thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp, và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu.
Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng. Khi sắm trình ký, nhớ mua thêm note dán trình ký tránh phải dở từng trang khi xin chữ ký của các sếp hoặc khách hàng nhé.
Dựa vào những phân tích bên trên, cùng với những ví dụ cụ thể của từng loại, các bạn đã có đủ dữ liệu để phân biệt sự khác nhau giữa đồ nội thất văn phòng và trang thiết bị văn phòng. Hy vọng các bạn sẽ tính toán chính xác ngân sách cụ thể và hợp lý cho chúng.
